Jak przestać odkładać zadania, które naprawdę zmienią Twoje życie?

Kończysz dzień z poczuciem, że byłaś bardzo zajęta. Odpowiedziałaś na wiadomości, uporządkowałaś dokumenty, poprawiłaś ofertę. Lista zadań się skróciła. A jednak wciąż nie ruszyłaś sprawy, którą od tygodni uważasz za najważniejszą: rozmowy z potencjalnym klientem, decyzji o zmianie pracy albo projektu, na którym naprawdę Ci zależy.

Na drobne obowiązki czas znajduje się bez trudu, bo są przewidywalne: wiesz, co zrobić i kiedy skończysz. Trudniej jest wysłać gotową ofertę, odbyć trudną rozmowę albo pokazać innym swoją pracę. Wtedy pojawia się ryzyko odmowy, krytyki lub niepowodzenia, więc łatwiej poprawić coś jeszcze raz niż sprawdzić, co się wydarzy.

Tak można pracować przez wiele dni z poczuciem postępu, podczas gdy najważniejsza sprawa stoi w miejscu. Ten mechanizm nazywa się produktywną prokrastynacją. Jak go rozpoznać i przerwać?

Najważniejsze informacje w skrócie

• Produktywna prokrastynacja to wypełnianie dnia zadaniami, które są potrzebne, ale nie przybliżają Cię do najważniejszego celu. Dają szybki efekt i poczucie kontroli, a jednocześnie zajmują miejsce rozmów, decyzji i działań, od których zależy zmiana.
• Możesz odhaczyć kilkanaście zadań i nadal nie zrobić kroku w stronę celu. Sama liczba wykonanych obowiązków niewiele mówi o postępie.
• Działanie odkłada się najczęściej z obawy przed odmową, krytyką albo błędem. Bezpieczniejsze zadanie pozwala odsunąć ten moment.
• Wybór bezpiecznego obowiązku daje chwilową ulgę. Powtarzany tygodniami zamienia się w nawyk, który opóźnia rezultaty i odbiera okazje do zdobywania doświadczenia.
• Najważniejsze zadanie nie musi być najtrudniejsze. O priorytecie decyduje to, jak bardzo przybliża Cię do celu, a nie ile czasu i wysiłku wymaga.
• Żeby przerwać ten schemat, przejdź od przygotowań do działania. Pomagają konkretne terminy oraz zasada „zjedz tę żabę” Briana Tracy’ego: zacznij od zadania o największym znaczeniu.

Czym jest produktywna prokrastynacja?

Produktywna prokrastynacja to odkładanie najważniejszego zadania przez wypełnianie czasu innymi, pożytecznymi obowiązkami. Z zewnątrz wygląda jak pracowity dzień: odpisujesz na wiadomości, porządkujesz dokumenty, przygotowujesz materiały. Te zadania dają szybki efekt i poczucie kontroli, ale nie przybliżają do celu. Problem zaczyna się wtedy, gdy wypierają rozmowy, decyzje i działania, od których zależy zmiana.

Czy można robić dużo i jednocześnie prokrastynować?

Tak. W Akademii Seeking Greatness ujmujemy to tak: „Ludzie nie prokrastynują, bo nic nie robią, tylko robią dużo, ale nie to, co powinni”.

Nie każde skreślone zadanie ma tę samą wagę. Codzienne obowiązki bywają konieczne, ale piętnaście odhaczonych pozycji na liście nie oznacza piętnastu kroków w stronę celu.

Dobrze obrazuje to drużyna koszykówki, w której zawodnicy cały czas biegają, podają piłkę i wykonują zwody, ale nikt nie rzuca do kosza. Można świetnie podawać przez cały mecz, a mimo to nie zdobyć ani jednego punktu.

W codziennym życiu takim podawaniem są niekończące się przygotowania. Mają one sens, dopóki prowadzą do następnego kroku. Rzutem jest wysłanie oferty, podanie klientowi ceny, opublikowanie pierwszego materiału w mediach społecznościowych albo rozpoczęcie trudnej rozmowy.

Przygotowania dają poczucie kontroli. Rzut je odbiera: klient może odmówić, odbiorcy mogą skrytykować materiał, a rozmowa może potoczyć się inaczej, niż planowałaś. Kolejna poprawka pozwala odsunąć moment, w którym się tego dowiesz. Nie każdy rzut przynosi punkty, ale każdy daje doświadczenie, które przyda się przy następnej próbie.

Kiedy łatwe zadania zastępują te ważne?

Łatwe, bezpieczne zadanie	Działanie przybliżające do celu
Kolejny raz poprawiasz ofertę.	Wysyłasz ofertę do potencjalnego klienta.
Zbierasz materiały do publikacji.	Publikujesz pierwszy materiał w mediach społecznościowych i sprawdzasz reakcje.
Czytasz kolejne poradniki o sprzedaży.	Prowadzisz rozmowę z potencjalnym klientem.
Planujesz, jak rozwiązać konflikt.	Rozmawiasz z osobą, której dotyczy problem.
Analizujesz dostępne możliwości.	Podejmujesz decyzję i sprawdzasz jej konsekwencje.

Dlaczego odkładasz zadania, na których najbardziej Ci zależy?

Zwlekasz z rozmową, ofertą czy decyzją, bo nie wiesz, co wydarzy się potem. Za zwłoką stoi zwykle lęk przed odmową, oceną albo błędem. Inne obowiązki pozwalają na chwilę odsunąć te obawy.

Z tego samego powodu łatwo trzymać się znanych schematów. Nawet jeśli nie jesteś zadowolona z pracy, zarobków czy relacji, znasz ich reguły. Zmiana oznacza wejście w sytuację, nad którą nie masz pełnej kontroli, czyli działanie mimo niepewności. Dlatego krótka rozmowa potrafi wymagać więcej odwagi niż kilka godzin przygotowań.

Czego naprawdę obawiasz się po wykonaniu zadania?

Zdarza się, że tygodniami odkładasz zadanie, które zajęłoby kilka minut. Zwykle nie chodzi wtedy o samo zadanie, tylko o to, co może nastąpić po nim.

Jedna z naszych uczestniczek Akademii Seeking Greatness chciała odejść z etatu i rozwinąć działalność w network marketingu na tyle, by móc się z niej utrzymać. Zapytana, co musi zrobić, odpowiedziała: „ja muszę sprzedawać”. Jednym z zaplanowanych działań były środowe webinary. Wiedziała, że pomogą jej w sprzedaży, a mimo to wciąż odkładała ich organizację. Podczas rozmowy okazało się, że boi się oceny innych i nie chce, by zaczęto ją postrzegać jako „sprzedawcę”. Znała cel i wiedziała, co ją do niego przybliży. Zatrzymywał ją lęk przed pokazaniem się w nowej roli.

Przed podobnym krokiem zapytaj siebie, jakiej reakcji boisz się najbardziej: krytyki, odmowy, błędu, a może zmiany w tym, jak postrzegają Cię inni?

Dlaczego chwilowa ulga wygrywa z długoterminowym celem?

Odłożenie trudnego zadania przynosi natychmiastową ulgę: na razie nie grozi Ci odmowa, ocena ani niepewny wynik. Ta ulga ułatwia sięgnięcie po kolejny prosty obowiązek, choć najważniejsza sprawa wciąż czeka.

Pojedyncze odłożone zadanie niewiele zmienia. Gdy jednak raz za razem wybierasz komfort tu i teraz, utrwalasz nawyk, który oddala Cię od celu. Wybieranie długoterminowego rezultatu zamiast chwilowej ulgi to istota samodyscypliny. Myślenie długoterminowe wymaga spojrzenia na to, gdzie będziesz za kilka tygodni lub miesięcy, jeśli nic się nie zmieni.

Jak znaleźć zadanie, które naprawdę przybliży Cię do celu?

Zastanów się, co zmieni się po wykonaniu danego zadania. Jedne działania od razu przynoszą rezultat, inne dają informacje lub doświadczenie potrzebne do kolejnej decyzji. O priorytecie decyduje wpływ zadania na cel, a nie liczba godzin potrzebnych do jego wykonania. Dlatego punktem wyjścia jest jasno określony cel.

Czy najtrudniejsze zadanie zawsze jest najważniejsze?

Niekoniecznie. Możesz poświęcić kilka godzin na skomplikowany obowiązek, podczas gdy jedna krótka rozmowa może odblokować decyzję lub nową współpracę. Liczy się to, które działanie najbardziej zmieni Twoją sytuację.

Na podobnym rozróżnieniu opiera się macierz Eisenhowera, która dzieli zadania na ważne i pilne. Drobne, pilne sprawy łatwo wypierają te ważne, które nie mają wyznaczonego terminu.

Jeśli trudno Ci ustalić kolejność zadań, odpowiedz na trzy pytania:

1. Które z nich najbardziej przybliży mnie do celu?
2. Po którym uzyskam konkretny rezultat lub informację o skuteczności mojego działania?
3. Co się wydarzy, jeśli odłożę je o kolejny miesiąc?

Odpowiedzi pokażą, od którego zadania zacząć, nawet jeśli jest krótkie lub pozornie proste.

Co zmienia wykonanie zadania, a co jego odkładanie?

Jeśli wykonasz ważne zadanie	Jeśli nadal będziesz je odkładać
Wysyłasz ofertę i dajesz klientowi szansę, by ją przyjął.	Klient nie wie o Twojej propozycji, więc współpraca nie ma jak się zacząć.
Publikujesz pierwszy film i sprawdzasz, czy odbiorców interesuje ten temat.	Nie wiesz, jak odbiorcy reagują na Twoje treści i czy warto je rozwijać.
Rozmawiasz z drugą osobą, wyjaśniacie problem i ustalacie, co dalej.	Problem zostaje nierozwiązany, a napięcie między Wami trwa.

Jak wreszcie zabrać się do najważniejszych zadań?

Kiedy wiesz już, co jest najważniejsze, zostaje pierwszy krok. Nie potrzebujesz do niego kolejnego rozbudowanego planu, bo o rezultatach decyduje to, co robisz, a nie tylko to, co wiesz. Rozpoznaj, co Cię powstrzymuje, i zacznij, zanim drobne obowiązki znów przejmą Twój dzień.

1. Nazwij swoją obawę

Pomyśl o konkretnym zadaniu, które odkładasz, i nazwij, czego się boisz, gdy masz je wykonać. Potem sprawdź, czy ten scenariusz jest naprawdę tak groźny, jak się wydaje. Pomogą Ci w tym trzy pytania:

• Czy przeżyję, jeśli to zrobię?
• Jeśli wydarzy się to, czego się obawiam, czy będę w stanie iść dalej?
• Co mogę zrobić, żeby zmniejszyć ryzyko i mimo obaw rozpocząć działanie?

Nie musisz zakładać, że wszystko pójdzie dobrze. Te pytania pomagają realnie ocenić konsekwencje, przygotować się na trudniejszy scenariusz i zdecydować, od czego zacząć.

2. Wybierz jeden konkretny krok

Jeśli chcesz zwiększyć sprzedaż, zamiast wpisywać na listę „zająć się sprzedażą”, zapisz: „zadzwonić do potencjalnego klienta i zaproponować termin spotkania”. Konkretne zadanie łatwiej rozpocząć.

Pierwszy krok nie musi być duży. Powinien jednak pozwolić sprawdzić pomysł, zdobyć potrzebne informacje lub popchnąć sprawę naprzód. Zapisz go tak, żebyś od razu wiedziała, co zrobić, bez kolejnej rundy przygotowań.

3. Zajmij się priorytetem, zanim pochłoną Cię drobiazgi

W książce Zjedz tę żabę Brian Tracy radzi, by dzień zaczynać od zadania o największym znaczeniu. Tytułowa „żaba” to obowiązek, z którym zwlekasz, bo wymaga wysiłku albo budzi dyskomfort. Odłożony na później łatwo ginie wśród prostszych spraw.

Zanim otworzysz skrzynkę, zaczniesz poprawiać dokumenty czy porządkować materiały, zajmij się priorytetem. Inaczej pod koniec dnia może Ci na niego zabraknąć czasu.

Wpisz do kalendarza godzinę rozpoczęcia i wyznacz limit czasu na przygotowania i zadania pomocnicze. Jeśli potrzebujesz dłuższego bloku pracy, zarezerwuj go i wyłącz to, co Cię rozprasza. Łatwiej wtedy utrzymać uwagę na tym, co chcesz dokończyć.

4. Przerwij wahanie i zacznij

Nawet dobrze zaplanowane zadanie może w ostatniej chwili przegrać z szukaniem informacji, poprawianiem szczegółów i zastanawianiem się, czy jesteś wystarczająco przygotowana. Tak działa potrzeba pełnej pewności przed podjęciem decyzji.

W takiej sytuacji możesz sięgnąć po zasadę 5 sekund Mel Robbins: odliczasz od pięciu do jednego i od razu wykonujesz pierwszy ruch, zanim znajdziesz kolejny powód, by odłożyć zadanie.

Masz zadzwonić do klienta? Po odliczeniu wybierz numer. Odkładasz ważnego e-maila? Otwórz nową wiadomość i napisz pierwsze zdanie. Odliczanie nie wykona zadania za Ciebie, ale pomaga przełamać moment zawahania.

5. Sprawdź rezultat i wybierz następny krok

Po wykonaniu zadania sprawdź, co udało się osiągnąć i czego się dowiedziałaś. Wysłałaś ofertę? Zapisz w kalendarzu, kiedy sprawdzisz odpowiedź i ewentualnie ponowisz kontakt. Przeprowadziłaś trudną rozmowę? Oceń, czy problem został wyjaśniony i co jeszcze trzeba ustalić.

Nie każda próba kończy się tak, jak planowałaś. Czasem trzeba zmienić sposób działania, spróbować ponownie albo zrewidować założenia. Decyduj na podstawie tego, co już wiesz, zamiast z góry zakładać porażkę. Przydadzą się trzy pytania:

• Co powinnam przestać robić?
• Co powinnam zacząć robić?
• Co warto kontynuować, mimo że rezultat nie pojawia się od razu?

Wieczorem sprawdź, czy zrobiłaś coś, co naprawdę przybliżyło Cię do celu. Jeśli znów wygrały drobne obowiązki, zastanów się, co jutro zorganizować inaczej.

Postęp bywa mniej widowiskowy, niż się spodziewasz. Czasem to jedna odkładana od dawna rozmowa, konkretna decyzja albo sprawdzenie pomysłu w praktyce. Wynik nie zawsze będzie taki, jakiego oczekujesz, ale zyskasz doświadczenie i będziesz wiedziała, co robić dalej. Oceniając dzień, patrz na działania, które posunęły ważną sprawę naprzód, nawet jeśli było ich niewiele.

Jeśli ten schemat powtarza się od dawna, sama wiedza o nim może nie wystarczyć. Trwała zmiana wymaga pracy nad przekonaniami, nawykami i codziennymi decyzjami. Taki proces przechodzenia od wiedzy do działania prowadzimy w Akademii Seeking Greatness.